Должностная инструкция офис менеджера и некоторых других сотрудников предприятия

Должностная инструкция является определением должностных обязанностей, полномочий, ответственности и условий работы сотрудников предприятия в соответствии с их специализацией.

Для осуществления взаимодействия с клиентами, а также для выполнения административно-управленческих задач в структуре организации, формируется обособленный отдел – офис. Одним из руководящих сотрудников этой части предприятия является офис-менеджер.

Должностная инструкция офис-менеджера сочетает в себе обеспечение и организацию работы офиса, а также взаимодействие с остальными подразделениями, имеющимися на предприятии.

Подчиняясь непосредственно руководству (директору) предприятия, администратор офиса занимается закупкой, установкой и вводом в эксплуатацию офисной техники, разработкой и составлением графиков осуществления ее профилактического и текущего ремонта, списанием и утилизацией выработавшего ресурс оборудования.

Должностная инструкция офис-менеджера также включает в себя:

1. Обеспечение подготовки и организации работы офиса.
2. Заключение договоров на поставку расходных материалов.
3. Ведение бюджета расходов, организация платежей и оформление доверенностей.
4. Инвентаризацию офисного хозяйства.
5. Организацию документооборота офиса, приема и рассылки корреспонденции.
6. Организацию необходимого обслуживания клиентов предприятия, проведение деловых переговоров с документальным их оформлением и последующим анализом.
7. Координацию и контроль работы сотрудников офиса, распределение между ними должностных обязанностей с проведением регулярного анализа эффективности их работы.
8. Разработку и внедрение систем дисциплинарной ответственности и мотивации сотрудников офиса, а также контроль их реализации.
9. Оказание в пределах своих полномочий помощи сотрудникам при возникших рабочих трудностях.
10. Координацию подготовки к завершению и началу нового рабочего дня.
11. Подготовку отчетов.

В некоторых случаях должностная инструкция администратора офиса может включать осуществление контроля над офисным оформлением, подготовку и выпуск ознакомительных материалов для выдачи клиентам.

Должностная инструкция офис-менеджера определяет его трудовой распорядок и степень его ответственности. Сотрудник может быть принят или освобожден от должности приказом руководства предприятия. Согласно установленному порядку назначается лицо, выполняющее обязанности администратора офиса в его отсутствие. Должностная инструкция офис-менеджера предполагает также выезд сотрудника в командировки.

В структуре предприятия существует специализированный отдел, обеспечивающий управление сотрудниками предприятий в соответствии с установленной в организации кадровой политикой.

Должностная инструкция отдела кадров включает в себя следующие основные положения:

1. Работу по подбору, приему и размещению сотрудников необходимых специальностей, профессий и квалификации.
2. Организацию аттестации сотрудников, определение работников, подлежащих аттестации повторно.
3. Подготовку необходимых документов для предоставления в учреждения социального обеспечения, ведение записей в трудовых книжках, выдачу необходимых справок сотрудникам для предоставления в указанное место требования.
4. Проведение систематического анализа работы кадровой структуры предприятия.
5. Организацию табельного учета, отпускных графиков, дисциплинарного контроля.
6. Укрепление дисциплины, снижение текучести кадров на предприятии.
7. Проведение планомерной работы, направленной на создание резерва предприятия.
8. Учет сотрудников предприятия.